De 3CX-telefooncentrale verkopen: een gids.

door | feb 7, 2023 | Blog

U hebt 3CX eens bekeken, het product geïnstalleerd en u bent overtuigd. Nu moet u uw klant of misschien uw leidinggevende zien te overtuigen; moet u akkoord zien te krijgen voor de investering in een gloednieuwe VoIP-telefooncentrale. We hebben een gids samengesteld die u daarbij helpt. Deze gids bevat een aantal initiële vragen die u aan uw klant moet stellen, de Unique Selling Points van 3CX zoals de concurrerende prijsstelling en een vergelijking tussen 3CX en de concurrentie, het weerleggen van bezwaren en nog diverse andere tips en trucs.

Met de volgende onderwerpen:

  1. Waarom wil de klant een nieuw systeem?
  2. De behoeften van de klant in kaart brengen
  3. De site survey
  4. Het voorgestelde systeem plannen
  5. Welke 3CX-licentie?
  6. De offerte
  7. Key Selling Points
  8. De implementatie – voorbereiden op de installatie

Introductie

Dit document is bedoeld om u te helpen bij het offreren en sluiten van deals bij de verkoop van 3CX. Het is ook een handige handleiding voor IT-beheerders die hun PBX-vervanging plannen en het nieuwe telefoonsysteem aan het management willen introduceren. Het is belangrijk om te begrijpen waarom een klant een nieuw systeem wil en wat ze ervan verwachten. Inzicht in de beslissingen die een klant meemaakt , de benodigde functies, het leerproces voor het ontwerpen van goede systemen en het maximaliseren van uw verkopen zijn de sleutel tot uw succes.

1. Waarom wil de klant een nieuw telefoonsysteem?

Telefoniesystemen zijn aanzienlijke investeringen en de meeste bedrijven zullen niet snel een nieuwe centrale overwegen zonder veel huiswerk te doen en zonder een dwingende reden om dit te doen.

Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom een potentiële klant zou willen investeren in een nieuw systeem:

  1. Ze verhuizen naar een nieuwe locatie of openen een nieuw kantoor.
  2. Ze hebben een upgrade / vervanging / reparatie / uitbreiding nodig en hun huidige oplossing is te duur om te repareren of er zijn geen onderdelen beschikbaar.
  3. De onderhoudskosten van het huidige systeem zijn te hoog .
  4. Ze willen gebruik maken van de mobiliteits- en flexibiliteitsfuncties van moderne telefoonsystemen, zoals de mogelijkheid om overal te werken, kantoren te verbinden of te integreren met andere applicaties.

Om beter te identificeren wat de behoeften van de klant zijn, moet u nagaan welke problemen zij hebben met hun huidige systeem.

  • Is het huidige systeem moeilijk te gebruiken?
  • Aan welke eisen / behoeften wordt niet voldaan?
  • Welke functies gebruiken ze het meest?
  • Wat zijn de huidige kosten van oproepen?
  • Wat zijn de totale kosten van het systeem?

U dient eventuele functies die mogelijk niet beschikbaar zijn in moderne SIP-telefoonsystemen te identificeren en dit vooraf aanpakken. Overweeg hoe groot de overgang naar het nieuwe  telefoonsysteem voor de klant zal zijn.

2. De behoeften van de klant in kaart brengen

De volgende stap is om erachter te komen wat de overwegingen zijn voor een nieuw systeem. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat ze het systeem krijgen dat ze echt nodig hebben. Vraag of zij:

  • Op zoek zijn naar functionaliteit voor externe gebruikers en / of mobiele gebruikers;
  • Filialen willen verbinden;
  • Hoogwaardige zakelijke functies zoals auto attendant, oproepwachtrijen en huntgroepen;
  • Een betere klantenservice willen hebben met behulp van CRM-integratie;
  • En hoe medewerkers het systeem dagelijks gebruiken.

Het is belangrijk om de redenering achter het besluit om te upgraden naar een nieuw systeem te begrijpen, en nadat u bovenstaande vragen hebt doorgenomen, moet u een beter begrip hebben van het tijdsbestek waar uw potentiële klant naar kijkt. Als een bedrijf verhuist of een nieuw kantoor opent, is het tijdschema eenvoudig en concreet; het zal moeten worden ingesteld voor de opening van het nieuwe kantoor. Verhuizingen duren meestal 2-4 maanden, wat betekent dat je een vaste tijdlijn hebt om de installatie mee te nemen. De verkoopcyclus hiervan is langer, zodat u tijd heeft om de beste oplossing voor het bedrijf uit te zoeken.

In kaart brengen van de vereisten van de klant

Na het ontdekken waarom een bedrijf het nieuwe systeem nodig heeft, is het volgende dat moet worden vastgesteld, wat voor specifieke behoeften ze hebben voor nieuwe functies, telefoons en hardware. Een belangrijke vraag die u moet stellen, is welke functies van het huidige systeem uw klant altijd gebruikt. Kortom, wat zouden ze niet kunnen doen zonder? Zoek dit uit en u voorkomt elke stress tijdens de installatie.

Bestaande telefoonlijnen

  • Hebben ze bestaande Breedband-lijnen die ze willen behouden? – Beschikt de klant over bestaande ISDN of analoge telefoonlijnen? Willen ze die houden? Zo ja, dan is een VoIP-gateway vereist. We raden aan dat als er een goede internetverbinding is, de klant te migreren naar gecertificeerde SIP Trunks zoals die van Cloud Distributie in plaats van een VoIP Gateway te installeren.
  • Hebben ze bestaande SIP Trunks die ze willen behouden? – Heeft de klant een bestaande SIP-trunk? Als dat het geval is, en die is niet gecertificeerd door 3CX, controleer dan of het mogelijk is dat de klant na de proefperiode naar een gecertificeerde SIP-trunk gaat. Het gebruik van een niet-gecertificeerde SIP-trunk is een veel voorkomende oorzaak van ondersteuningsproblemen die niet gemakkelijk kunnen worden opgelost en die de klant niet gelukkig maken. Het is beter om verwachtingen te beheren en van tevoren uit te leggen dat het gebruik van een gecertificeerde SIP-trunk beter is.
  • Hoeveel inkomende lijnen hebben ze en hebben ze meer regels nodig?

Benodigde hardware

  • Hebben ze conferentietelefoons nodig?
  • Hebben ze een deurtelefoon nodig?
  • Hebben ze behoefte aan paging en intercoms? Dit wordt vaak over het hoofd gezien in moderne SIP-systemen en toch populair bij oudere legacy-systemen.

Externe kantoren of gebruikers

  • Zullen er externe gebruikers zijn? Zullen ze 4G / breedband gebruiken?
  • Zullen er filialen zijn om aan het systeem toe te voegen?

Telefoons en headsets

  • Hoeveel extensies gebruiken ze momenteel? Hebben ze meer nodig? (3CX biedt onbeperkte extensies.)
  • Willen ze oude telefoons hergebruiken? Zo ja, welke merken en is het haalbaar? Hoewel het verleidelijk is om de klant te vertellen dat ze hun oude telefoons kunnen gebruiken, moet u er rekening mee houden dat oude oudere telefoons moeilijker te configureren zijn, potentiële beveiligingsproblemen hebben en nooit dezelfde bruikbaarheid zullen hebben als een moderne telefoon. Beheer de verwachtingen en leg uit dat oudere telefoons alleen voldoen aan die met minimale eisen voor telefoongebruik. Als het iets minder dan 20 telefoons zijn, is het waarschijnlijk niet de moeite waard om de oude telefoons te behouden.
  • Welke telefoonmodellen houden ze van? Welke gebruikers hebben uitgebreide telefoons nodig?
  • In plaats van expansie modules met extra BLF knoppen te verkopen, stelt u een groot scherm voor met de webclient voor een betere bruikbaarheid!
  • Hebben de gebruikers headsets nodig? Dit is een mooie add-on met een hoge marge.
  • Zijn er gebruikers die bijzonder zware luidsprekertelefoongebruikers zijn?

Fax

  • Gebruikt het bedrijf nog steeds faxen?
  • Zo ja, uitgaand, inkomend of beide?
  • Als Outbound, is dit vereist? Kan het ook via Email of online? Faxen is inherent onbetrouwbaar, en nog meer op SIP. Als het slechts een paar leveranciers zijn die het nodig hebben, misschien een paar telefoontjes naar die leveranciers met de vraag of e-mail met PDF wel of niet werkt en zo kan dit de noodzaak voor een ATA voor uitgaande fax overbodig maken.

CRM-integratie?

  • Zou de klant CRM-integratie nodig hebben? Hiermee kan de klant een betere klantenservice leveren doordat de beller-ID onmiddellijk wordt omgezet naar de naam van een klant en in veel gevallen de oproep naar het klantrecord registreert.
  • Als de klant dit wil, controleer dan welke CRM ze gebruiken en of deze wordt ondersteund. Zo niet, dan is er een upsell-kans om de integratie voor de klant te ontwikkelen of te laten ontwikkelen.

Contact / Call Center-functionaliteit

  • Wil de klant Call Center-functionaliteit? De mogelijkheid om oproepen in de wachtrij te zetten en naar agenten te routeren?
  • Geassocieerde rapportage stelt de klant in staat de productiviteit van agenten en klantenservice te bewaken .

Cloud of on-premise ?

  • Zouden ze meer geneigd zijn om gehost te worden in de cloud? Niet alle klanten hebben echt behoefte aan een machine op kantoor. Het installeren van 3CX bundel in de cloud is voor veel bedrijven voldoende en kan veel minder duur zijn.

3. De site-Survey

Het uitvoeren van een site survey van de huidige netwerk- en kantooromgeving is een integraal onderdeel van het voorstellen van een nieuw telefoonsysteem en het verstrekken van een nauwkeurige offerte. De belangrijkste kwesties waar u rekening mee moet houden tijdens de site-enquête zijn de volgende:

  • Hebben ze een analoog systeem of is het IP-gebaseerd?
  • Is het netwerk VoIP-klaar? Tenminste voor het LAN?
  • Hebben ze PoE-switches?
  • Hebben ze een VoIP-vriendelijke firewall? Kun je er toegang toe krijgen om port forwarding regels te maken? Kunt u SIP ALG uitschakelen?
  • Beschikt de klant over voldoende internetsnelheid om externe gebruikers, filialen of VoIP-serviceproviders te kunnen ondersteunen?
  • Hebben ze bestaande SIP-telefoons die opnieuw kunnen worden gebruikt?

4. Planning van het voorgestelde systeem

Cloud of on-premise?

  • In de cloud: een complete 3CX centrale die de klant per maand betaald beheerd door de IT-beheerder? Dit kan tot een uniek verkoopargument worden gemaakt.
  • Als on-premise: als een VM op een bestaande server? Of op een MiniPC-apparaat? Linux of Windows?

IP-telefoons

“Standaardiseren, standaardiseren, standaardiseren”
Een woord over standaardisatie van hardware, SIP trunks en randapparatuur is hier op zijn plaats. We raden u ten zeerste aan een standaard (door 3CX gecertificeerd) telefoonmerk voor al uw klanten te gebruiken. Weersta het verzoek van uw klant om zijn eigen SIP-trunk of oude legacy / speciale telefoons te gebruiken. Het zal het voor u veel moeilijker maken om uw klantenbestand te ondersteunen. Bepaal een merk telefoon en bouw goede relaties op met die verkopers en leer de merken kennen.

Telefoonlijnen

Probeer de klant ertoe aan te zetten om te standaardiseren op een gecertificeerde SIP Trunk via Cloud Distributie – die al uw klanten gebruiken. Je hebt minder problemen en je kunt meer marge maken!

5. Welke 3CX-licentie?

3CX hosted inclusief trunk per maand

Het enige wat u moet weten is het aantal gebruikers. Je hoeft niet na te denken over het aantal gebruiker licenties.

Aantal gelijktijdige-oproepen licentie

U dient te weten hoeveel oproepen de klant nodig heeft tijdens het maximale gebruik, zodat u de juiste 3CX-licentie kunt bepalen. 3CX heeft geen licentie voor het aantal extensies maar voor het aantal gelijktijdige oproepen -inclusief interne oproepen. Als vuistregel kun je de volgende formule gebruiken:

Aantal interne extensies / 3 = aantal gelijktijdige lijnen/gesprekken

Voeg voor bedrijven met callcenters het aantal huidige externe lijnen toe aan dat nummer. Daarom hebben bedrijven met 50-100 interne extensies meestal een 32 Sim Call-licentie nodig. Voor 25-50 interne extensies is een 16 Sim-licentie vereist. Alles met maximaal 25 extensies kan waarschijnlijk met de 8 SC-licentie worden gedaan, tenzij het een puur callcenter is.

“Wist je dat”
3CX-versies kunnen gemakkelijk worden geüpgraded naar meer lijnen of naar een PRO- of ENT-editie  – rechtstreeks vanuit de Cloud Distributie Flux portal. Alleen het verschil in licentieprijs wordt maandelijks in rekening gebracht! Er is geen upgrade penalty!

Welke 3CX-editie?

Nu moet je de juiste 3CX-editie kiezen. 3CX is beschikbaar in 3 verschillende edities:

  • Startup (Gratis, maar je hebt wel een losse trunk nodig) – Bevat de meeste vereiste PBX-functies tot 10 gebruikers
  • PRO – voegt oproepwachtrijen, CRM-integratie, rapportage, gespreksopname en andere productiviteitsfuncties toe.
  • Enterprise – Voegt callcenterfuncties, bedrijfsbranding (logo op IP-telefoon), failover en meer toe.

6. De offerte

Nu u de tijd heeft genomen om te zien wat uw klant nodig heeft, wat ze al hebben gedaan en uw voorgestelde systeem heeft gepland, is het tijd om de offerte samen te stellen. Het schrijven van de quote zou een doordacht proces moeten zijn. Er zijn veel kleine dingen om te overwegen waar misschien niet meteen aan gedacht is.

  • Moet u het oude systeem verwijderen?
  • Hebt u rekening gehouden met de tijd die nodig is voor de installatie? U hebt ongeveer één minuut nodig om elke telefoon uit te pakken en samen te stellen. Als uw klant 60 nieuwe telefoons nodig heeft, is dat een extra uur aan factureerbare tijd.
  • Zal het nodig zijn om van uw kant van normale kantooruren uit te gaan? Vaak kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om hun communicatiesystemen tijdens kantooruren te laten uitzetten en moet je het nieuwe systeem dan na kantooruren of in het weekend inzetten.
  • Heeft u ontdekt of de toestellen worden gevoed door Power over Ethernet ( PoE ) -switches of moet u AC-adapters kopen voor de telefoons ?
  • Vereist de klant een training over het gebruik van het nieuwe systeem? Vergeet niet om voldoende tijd te reserveren voor training door gebruikers en beheerders.

Heb je een support contract opgenomen?

Supportcontracten vormen een belangrijk onderdeel van terugkerende inkomsten en u mag de kans om die met uw klanten te hebben niet missen. Het vasthouden van klanten aan deze overeenkomsten is waar traditionele wederverkopers van telefonie al jaren van profiteren. Ondersteuningsovereenkomsten zijn geen eenvoudige knip- en plakproducten. Ze kunnen worden aangepast aan de behoeften van elke individuele klant. Sommige items die aan de overeenkomsten kunnen worden toegevoegd, kunnen zijn:

  • Noodhulp
  • Stel het aantal onderhoudsuren per maand in
  • Uitgebreide hardware garantie

Jaarcontracten zijn de beste opties. Probeer zo mogelijk een jaarcontract te verkopen en zorg ervoor dat het een automatische verlenging is. Uiteindelijk bepaalt u de inhoud van uw ondersteuningspakketten. Ze kunnen zo volledig of eenvoudig zijn als u ze wilt maken.

Heb je een leasepakket aangeboden voor de telefoontoestellen?

Leasing is een goede optie om verkoop te helpen sluiten. Klanten hoeven helemaal geen telefoons te kopen en kunnen eenvoudig upgraden nadat bepaalde perioden zijn verstreken. Hierdoor kunnen ze de financiering gemakkelijker maken en behouden ze hun kredietlijn. In plaats van duizenden euro’s in één eerste betaling te moeten betalen, kunt u hen het gemak van lage maandelijkse betalingen aanbieden. Dit maakt het betaalbaarder voor de klant en geeft meer omzet aan uw bedrijf.

Heb je zelf de training gevolgd?

Training is de laatste grote tijdsuitgave voor de installatie van elke klant. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat het systeem efficiënt wordt gebruikt. Als u een nieuw telefoonsysteem installeert en de klant niets uitlegt, is de kans groot dat de klant niet zo tevreden zal zijn met het systeem, omdat zij niet alle functionaliteiten zullen kennen.

Om u tijd te besparen aan de telefoon, zou het nuttig zijn om een aantal handleidingen aan uw klanten ter beschikking te stellen om te raadplegen zodra u weggaat. Maar het is nog steeds goed om training op locatie te geven. Door tussen 5-20 deelnemers tegelijk te nemen en ze door de functies te laten lopen die ze dagelijks zullen gebruiken, hebben ze de hulpmiddelen om het systeem dat u hebt geïmplementeerd op de meest efficiënte manier te kunnen gebruiken. Dit omvat video- en audioconferenties, toegang tot voicemail en het opzetten van vergaderingen..

Verkoop van 3CX

Dus nu heb je de offerte voor de klant, het is tijd om 3CX te verkopen en ervoor te zorgen dat jouw quote wint! Naast de gebruikelijke demo van het systeem is het belangrijk dat de klant de belangrijkste verkoopargumenten van 3CX begrijpt. Dit verhoogt uw kansen om de verkoop te winnen.

7. 3CX Key Selling Points

3CX is een toonaangevende PBX leverancier. Ken de belangrijkste verkoopargumenten om de deal te winnen!

  1. Onverslaanbare prijs
  2. Open platform
  3. Eenvoudig te implementeren – Cloud, On- premise
  4. Eenvoudig in gebruik en beheer – Weinig administratie
  5. Mobiliteit – werk overal
  6. Echte PBX- en geavanceerde klantenservicefuncties

“Wist je dat…”
Alle leads die u genereert op uw website, mailers of e-mailhandtekeningen kunnen automatisch worden gekoppeld aan uw reselleraccount! Ontdek hoe.

Demo 3CX in actie –

  • Installeer de app op de telefoon van de klant en voorzie hem van QR-code
  • Toon ze uw mooiste IP toestellen
  • Gebruik de gratis Startup licentie om een live demo voor de klant te geven
  • Hier is een voorbeeld van een demo- script

8. De implementatie – voorbereiden op de installatie

Het offerte is gedaan en de klant heeft ingestemd met het werk, nu is het tijd om het werk daadwerkelijk te doen. Voorbereiding is de sleutel voor succes. Voordat u bij een klant implementeert:

Implementeer off-site en testrun VOORDAT u live gaat

U kunt de meeste dingen van tevoren in uw eigen kantoor configureren en op deze manier kunt u op het kantoor van uw klant slechts een korte tijd doorbrengen met de daadwerkelijke implementatie. Dit zal de tijd die ze kwijt zijn zonder een goed werkend systeem beperken en je er professioneler laten uitzien. 3CX heeft ondersteunend personeel klaar om u te helpen als u problemen tegenkomt tijdens de implementatie of het testen. U kunt problemen oplossen zonder dat uw klant over uw schouder kijkt. Maak gebruik van de mogelijkheden van 3CX om op uw kantoor te implementeren en te testen – het zal veel stress verminderen.

De vervolgafspraak

Het opvolgen van de klant na de implementatie is de sleutel tot tevredenheid. Stel een vergadering samen ergens tussen een en twee weken nadat de implementatie is voltooid. Het doel van deze bijeenkomst is ervoor te zorgen dat alles werkt zoals het hoort en dat alle medewerkers zich prettig voelen bij het nieuwe systeem .   Belangrijker nog: het zorgt voor een gelukkige klant en een goede referentie voor toekomstig werk.

Zorg er bij het organiseren voor dat je voldoende tijd spendeert voor deze bijeenkomst. Er kunnen enkele wijzigingen in de vergadering worden besproken, dus het is altijd goed om een paar uur buffertijd toegewezen te hebben in de offerte die in dit stadium moet worden gebruikt. U kunt ervoor kiezen om dit onderdeel als een gratis service te bieden, maar verwaarloos het niet, want het is een cruciaal onderdeel van het proces.